Хотите ли вы снизить офисные расходы на бумагу или внести корпоративный вклад в защиту окружающей среды, обе цели имеют одно решение: снижайте объемы бумаги. Особенно если вы сдаете бумагу на переработку или пока только задумываетесь о внедрении сбора макулатуры, важно помнить, что лучше изначально тратить меньше бумаги, чем перерабатывать большие объемы. МК Сервис подготовил для вас 5 простых советов, как снизить расход офисной бумаги. Применимы как в масштабе всей компании, так и на личном уровне.
- Печатайте меньше.
Часто возникает ощущение, что многие сотрудники печатают электронные письма, презентации, документы, просто потому, что у них есть доступ к принтеру. Спрашивайте себя, «зачем я печатаю это»? Если в этом нет абсолютной необходимости, откажитесь от печати. Если все же напечатать документ нужно, сначала внимательно проверьте содержание на наличие ошибок, чтобы избежать повторной печати. Удаляйте пустые и ненужные страницы, чтобы не тратить на них бумагу.
2. Откажитесь от клейких стикеров.
Многим нравится использовать клейкие стикеры для заметок и ведения списка дел, однако наличие клеевой полоски как правило означает, что эти стикеры нельзя переработать. Выбирайте бумажную альтернативу в виде блокнота или целого листа А4. Если вы готовы пойти дальше, перенесите все свои дела и напоминания в электронный календарь и пользуйтесь онлайн to-do сервисами.
3. Ограничьте своих коллег.
Это уже задачка для HR отдела: внедрите систему личных кабинетов на принтерах, чтобы можно было отслеживать, сколько печатает каждый сотрудник. Регулярно мониторьте эту статистику и публикуйте информацию. Можно даже устроить соревнование между самыми «печатающими» сотрудниками, делая регулярную рассылку с победителями и шуточно-укоряющим текстом. Также установите двустороннюю печать на всех принтерах по умолчанию, так как многие документы можно просматривать с двух сторон без потери эффективности. В тех случаях, когда односторонняя печать действительно необходима, можно будет в ручную поменять настройки.
4. Вспомните о «безбумажных» мечтах.
Когда только появились первые персональные компьютеры, IBM предсказывал, что со временем они полностью заменят бумажный документооборот. Однако спустя почти 40 лет во многих компаниях бумагу используют так же активно, и даже в нарастающих объемах. При этом информация на бумаге и в электронном виде во многом дублируется, но отказаться от бумажных документов не позволяют устоявшиеся привычки. Сделайте же наконец смелый шаг навстречу изменениям и начните внедрять систему paperless office: на рынке уже готовы и успешно практикуются такие решения как электронная цифровая подпись, электронная система отчетности, программные решения «мобильные сотрудники», мобильный банкинг и виртуальный офис. Диджитализируйтесь, чтобы быть эффективнее.
5. Откажитесь от визиток.
В 21 веке практика раздачи визитных карточек кажется анахронизмом, потому что контактные данные можно успешно передавать в электронном виде, а после первого общения номер телефона и email надежно сохраняются в гаджетах. В результате чего визитки в 95% случаев оказываются в мусорном ведре. Задумайтесь, действительно ли вам нужны визитки или это просто статусная часть вашего имиджа. Если отказаться от них все же нет возможности, выбирайте экологичные визитки, изготовленные без пластикового напыления, из бумаги из FSC-сертифицированных источников, а лучше из полностью переработанной бумаги. Еще одна отличная идея: печатать визитки нестандартного маленького размера. Это уменьшит негативный эффект на окружающую среду, а к вашей персоне привлечет особое внимание.
Источник: bloggingexperiment.com
Конечно, снижать объемы используемой бумаги в офисе нужно постепенно, позволяя сотрудникам привыкнуть к изменениям. Внедряйте по одной-две идеи и тестируйте, как они работают в вашей компании. Возможно вы найдете свои собственные способы оптимизации, чтобы платить меньше за бумагу и защищать окружающую среду.
Пока вы не стали совсем paperless, важно ваши усилия дополнять сбором макулатуры. МК Сервис предоставляет услуги полного цикла по сбору макулатуры, чтобы сделать процесс максимально простым. Пишите нам.
МК Сервис - сбор и вывоз макулатуры 